Hoppa till innehåll

Att skriva mötesprotokoll

Jag sitter på tåget mot Stockholm, för att jag där ska äta en stor lunch och jättemycket fikabröd samt dricka bubbelvatten, ljummet te och irk-kaffe. Och äta lite mer kakor. (Emellanåt ska jag även föreläsa, förstås.)

Idag har jag förstått att deltagarna är mer än vanligt intresserade av protokollskrivning. Tyvärr inte basketmatchprotokollskrivning som det här:

Nej, jag ska berätta om mötesprotokoll. Det som efterfrågas är ”regler”, hur man numrerar bordlagda frågor, hur man skriver protokollet när ordförande inte håller sig till dagordningen och hur man ska kunna läsa sina egna anteckningar.

Själv tycker jag att det svåraste är att få tyst på alla som babblar. Jag antar att ni i kommentatorsbåset liksom de flesta andra någon gång har fått föra protokoll på diverse möten – i klubbstyrelsen om inte annat. Berätta om era erfarenheter!

Jag har följande råd till alla som ”måste” skriva mötesprotokoll:

  • Skriv direkt på dator och inte på papper. När mötet är slut är protokollet färdigt till 90 % och du behöver inte tolka din egen handstil utan mer hjärnsläpp som ”.lggd dfb z” när man plötsligt har lagt fingrarna fel på tangentbordet.
  • Använd en färdig protokollmall som finns i datorn. Ändra mallen om den innehåller sådant som ni inte behöver.
  • Se till att dagordningen finns inpluppad i mallen.
  • Avbryt babblarna med ”ursäkta, hur vill du att jag sammanfattar den senaste kvartens monolog?” eller bara ”ska det med i protokollet?”

Som protokollförare tycker jag att man både ska synas och höras, inte vara undanskuffad i ett mörkt hörn som en självgående bandspelare med stenografiblock i handen. (Den bilden vill jag att någon ritar.) Slå näven i bordet, sätt ner foten, tryck på delete så att det skär i öronen på alla runt bordet tills de förstår att de inte ska babbla och inte ändra dagordningen men däremot se till att vara lite mer effektiva än vanligtvis!

Men oj vad jag önskar att jag hade lärt mig att stenografera.
Men oj vad jag önskar att jag hade lärt mig att stenografera.

Slutligen en dagordning som fick styrelsen för Boelspexarna i Lund att fungera efter otalet ineffektiva och rent av otrevliga möten:

  1. Mötet öppnas, ordförande hälsar alla välkomna
  2. Övriga frågor
  3. Val av funktionärer för mötet.
  4. Övriga frågor
  5. Närvarande
  6. Övriga frågor
  7. Godkännande av kallelse (inbjudan till årsmötet)
  8. Övriga frågor
  9. Beslut om dagordning
  10. Övriga frågor
  11. Genomgång av verksamhetsberättelsen för året
  12. Övriga frågor
  13. Beslut om bokslut för 2010 (ekonomisk redovisning)
  14. Övriga frågor
  15. Revisionsberättelse
  16. Övriga frågor
  17. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen
  18. Övriga frågor
  19. Beslut om antagande av nya stadgar
  20. Övriga frågor

I all evighet. Alla blev plötsligt fokuserade och det var inte prat om att babbla och att bordlägga frågor – eller att ens numrera dem.

(Jag tycker mycket om att skriva mötesprotokoll. De blir långa och utförliga och enligt alla styrelser extremt intressanta och nästintill oanvändbara. “Oseriöst” är ett återkommande ord i sammanhanget. Pah.)

Share
Publicerat iBloggen

43 kommentarer

  1. Gerbilen

    Bra om man från början bestämmer huruvida det ska vara ett beslutsprotokoll eller ett referat av allt babbel.
    En bra ordförande gör självmant sammanfattningar, men såna ordförander är inte de vanligaste …

  2. Anders GM

    En kollega dristade sig att lägga in ett kakrecept i ett projektmötesprotokoll för att bevisa tesen att ingen läste protokollen.

  3. @Anders GM: Tack! Jag önskar att jag kommit på det själv.

  4. Sitter precis och skriver en dagordning inför föreningens årsmöte. Är det ok att lägga in punkten “Kassören babblar om helt oviktiga och ovidkommande saker”? Kanske i anslutning till en paus, så att vi som inte är intresserade kan passa på att sträcka på benen.

  5. Svårigheten är alltså inte att stenografera utan att tyda kråkorna i efterhand. Säger även erfarna stenografer (alltså inte jag). Nörden i mig blir genast intresserad av stenogramexemplet du har och jag vågar påstå att det inte är något som används i Sverige utan kanske… Pitman. Men det ska jag snart ta reda på.

    Stenografi är inget självändamål, vill jag påstå med risk för att så småningom göra mig själv arbetslös. I en situation där en någorlunda tangentflink person kan använda laptop spar det tid, hur man än ser på det. Och i de flesta intervjusituationer, där det möjligen upplevs som något alienerat att sitta och stirra på en datorskärm, använder man ju ljudupptagning.

  6. Christer

    Spännande med både förlängning och coachteknisk i en sm-final!
    Vet du vad coachen hade sagt? Och hur fick man in 273 pers i Bollhuset?

  7. Helena E

    En kompis till mig har en pappa som, när det skulle väljas “Fri aktivitet” eller “Elevens val” på högstadiet, hävdade att det man garanterat kommer att ha nytta av i sitt yrkesliv var maskinskrivning. Ack och ve, vad tråkigt, tänkte jag och valde foto. Ack och ve, hur rätt han hade. Här sitter jag med mina pekfingrar.

  8. Tack för att du fokuserar på rätt sak, Christer! (Ser du namnen också? Hihi hoho vad kul jag hade när jag gjorde’t.)

    Helena E: Jag säger precis som du. Jag var en idiot som inte lärde mig korrekt fingersättning. Och jag är en idiot som inte lär mig rätt fingersättning nuuuuuu.

  9. När du gjorde’t? Vafalls är detta ett falskt protokoll?! Vid närmare åsyn ser de tre namnteckningarna längst ner till vänster (och jag menar vänster) ut att ha skrivits av samma hand. Hm.

    Cruellas kommentar gjorde att min fråga blev överflödig; jag hade tänkt fråga om det var hennes “kråkor” som Lotten avbildat.

    I början av Helena E:s kommentar tänkte jag att kompisens far hade föreslagit att man skulle ha mötesteknik på fritt val, men så var alltså inte fallet.
    Jag hade både roligt fritt val (musik aka körsång) och gick iväg på maskinskrivning på nån sorts håltimmar tror jag det var.

  10. Bokfrossaren

    Jag hörde om ett protokoll där man kunde läsa “efter diskussion i diverse ämnen beslutades…”.
    Självklart har jag stulit den formuleringen till ett av mina protokoll De tolv edsvurna männens förening. (Vi som hyrde en Lotten för att få reda på var man sätter ut tecknet för grader.)

  11. Sanna

    Fingersättningen lärde jag mig i årskurs sju vid en elektrisk skrivmaskin. Hatade den där skärmen som satt över tangentbordet så att man inte skulle kolla på var man satte fingrarna. Men nu är jag glad att jag fick de där lektionerna. Det går så mycket smidigare att skriva tack vare dem. Det värsta med de där skrivmaskinerna var att de inte hade något raderband. Hade man skrivit fel fick man x:a över och börja om.

    I åttan gjorde vi samma sak en gång till fast vid en dator. Där gick det ju att sudda och det satt inga skärmar över tangentborden. Höger ringfinger blev starkt av alla raderingar. Då fick vi också lära oss att skapa Word-dokument och grunderna i Excel. Men det kunde jag redan eftersom mamma hade, med jobbets hjälp, skaffat en hemdator.

  12. Sanna

    Maskinskrivning var alltså obligatoriskt för alla på min högstadieskola.

    Har ett annat minne från den där tiden och salen där skrivmaskinerna stod. Jag fick en sådan hostattack att jag blev ombedd att lämna klassrummet och dricka vatten och inte komma tillbaka förrän det lugnat ner sig.

  13. Älskar protokoll. Särskilt nu när den förening där jag är mest aktiv har för vana att just skriva protokollen direkt i datorn och, inte minst viktigt för oss, direkt i vår Dropbox. Plötsligt försvinner den där longören mellan anteckningar och renskrivande (som vanligtvis sker fem minuter innan man ska iväg till nästa möte).

    Jag lärde mig maskinskrivning på mellanstadiet (intressant, varför hade vi det då?), men förfinade det hela när jag arbetade som växeltelefonist på Taxi Stockholm i slutet av 80-talet. Det var tidvis själadödande tråkigt arbete – när man inte fick någon äldre dam på tanten som ville ha råd om hur hon bäst skulle vattna sin cyklamen – och något måste man ju hitta på. Jag är en rackare på fingersättning, och det är BARA ATT SÄTTA IGÅNG, LOTTEN!

  14. Får jag göra ett tillägg till protokollet? Frågan var retorisk.
    Ett råd är att alltid lägga in en aktivitetslista! Helst först i protokollet, så att man under punkten “föregående protokoll” kan ta upp den och checka allas åtaganden först. En enkel tabell med aktivitet, ansvarig person och när det ska vara klart. Simpelt.

    Nu lärde jag mig ju busvissla på gamla dar tack vare Lotten. Kanske är rätt fingersättning på tagnentbordet något som jag egentligen skulle ha ännu mer nytta av. Jag provade skrivmaskinskursen på fritt val, men efter ett tillfälle bytte jag till fotografering.

  15. cruella, är du grafolog? Mitt amatöröga håller i alla fall med dig!

  16. Nope, men jag stenograferar och skriver yttrandeprotokoll i Sveriges riksdag. Dock skriver jag ut efter inspelning, vi lever ju i nutiden.

  17. Det där beror helt och hållet på om det är en bra och strukturerad ordförande eller om sekreteraren ska styra upp och leda mötet. Jag brukar också skriva en lista på uppgifter/uppdrag och vem som är ansvarig att genomföra och till när. Den bifogar jag protokollet och så börjar nästa möte med att gå igenom listan. Det är ju egentligen fel, för allt det där det framgår i ett bra skrivet protokoll. Men om nu protokollet är en sammanfattning av diskussionerna och inte bara ett beslutsprotokoll så är det tydligen omöjligt att hitta igen och läsa rätt vad man själv hade för uppdrag. Stenografi är nog bra, skriva direkt på tangenter också, men vad tror båset om denna?
    http://www.youtube.com/user/svensktalteknologi?feature=mhee#p/a/u/0/gJ3hIqdefq4
    (Ursäkta fullänken)
    Jag har nyss köpt en till jobbet, som hjälpmedel till en elev, men jag ser användningsområden för min egen del. Den kan OCR:a också, så att man har något att börja med när man ska renskriva inspelningen. ( Jag tänker kopiera denna kommentar och skicka till leverantören för då tror jag att jag får en egen.)

  18. En av stenograferna på jobbet använder en sån och är väldigt nöjd! Jag har lite dålig fantasi med somligt, men nu ska jag kolla in länken:-)

    Annars är Velotype (http://en.wikipedia.org/wiki/Velotype) något jag tror skulle funka mycket bra i mitt yrke!

  19. Själv har jag börjat lämna bläckhorn och stålpenna hemma när jag går på möten och använder något som kallas kulspetspenna. Den är ungefär som ett litet rörformat bläckhorn och längst ut sitter det en liten kula som transporterar bläcket till papperet.
    Jag skriver fort och oläsligt. Men, eftersom det ger mig stor frihet i tolkningen kan jag styra besluten lite som jag tycker. En annan fördel är att jag kan rita av saker och det gör mötena mindre tråkiga.

  20. Ack forna tiders diskussionsprotokoll! Ack dagordningarna!
    “Till fackföreningens andra möte blev anslutningen storartad. /-/ Mötets dagordning upptog som första punkt: Är tullar rättvisa? Andra: Franska revolutionen. Tredje: Är religionen privatsak? Fjärde: Ska bönderna räknas som arbetare eller kapitalister? Femte: Katekesen och bibliska historien? Sjätte: Ska maskinerna få ta brödet ur munnen på arbetarna? Sjunde: Bruksförvaltaren och åttonde: Nästa möte.”

  21. Här kan man (om man är fb-användare), vara med i utlottningen om en Smartpen – en sådan som Ingela länkade till. Den är säkert ett bra hjälpmedel för många!
    Jag var en period mentor för en flicka som haft en stroke och hade just svårt med mötesanteckningar. Pennan hade varit klockren för henne!

  22. LupusLupus99

    Stenografi? Äh det där (den bild) är väl inte stenografi.
    Det här däremot är äkta stenografi. 😉

    siriþR kiarþi bur þosi muþiR alriks tutiR urms fur salu hulmkirs faþur sukruþar buata sis.

  23. Pysseliten: Det där är den enda kommersiella grejen jag brukar delta i på fb. För övrigt har jag marknadskraftsallergi.
    Skogsgurra: Det är det som är det roligaste med Smartpen. man kan rita en liten gris och när man pekar på den med pennspetsen här man vad den rödrosiga knubbiga suppleanten sa på mötet. Fast ocr:en fungerar mindre bra med små grisar, den föredrar bokstavsliknande krumelurer.

  24. Örjan

    “Sigrid gjorde denna bro, Alriks moder Orms dotter, för själen Holmgers Sigröds fader hennes make.”
    Sigurdsristningen, Ramsundsberget, Jäder, Eskilstuna

  25. Läste du den med en Smartpen? Då ska jag se till att skaffa en direkt! Undrar om den klarar kinesiska också?

  26. Jag hade en C-pen för länge sedan. Den läste in text direkt från papper och översatte till ASCII som sedan kunde tappas över till dator. Känns som detta är en vidareutveckling.

    Visst håller vi oss duktigt till ämnet nu? Inga lok och inga vävstolar..

  27. Örjan

    Runskriften uttolkad.
    Men den andra stenografiska?

  28. Jag lärde mig också maskinskrivning som ung och det man lär sig då sitter fast benhårt. Därför har jag fortfarande problem med bokstäverna å ä ö som satt där numera , . – finns.

  29. PK

    På radionyheterna i eftermiddags så dom att en ambassad hade blivit stormad av upprepade demonstranter. Jag antar att dom hade demonstrerat förr.

  30. Örjan, den andra stenografiska kan du ju klura på. Systemet heter Dacombe och utarbetades i Australien 1948. Jag och expertkollegan är ganska eniga om att nämnda Pitman nog legat till grund för detta system ändå. Så har det nämligen gått till i branschen sedan urminnes. Befintliga system förbättras och förändras av friska viljor varpå hån och begabbelse och revanschism uppstår mellan kontrahenterna. Jfr Strindbergsfejden.

  31. Örjan

    Cruella: Ingen chans jag skulle klara.
    Men JD Åkerberg klarade text på den berömda Rosettstenen, tack vare sina kunskaper i gamla språk.
    Vem klarar text på gamla stenograferade anteckningar?

  32. Beror på hur gammalt systemet är förstås. Gissar att det för många går att hitta nycklar, om inte färdiga handböcker och förteckningar. Det kluriga är förstås när stenografer frångår systemet och konstruerar egna förkortningar ed. Då kan det bli svårt.

    Astrid Lindgren stenograferade sina dagböcker och även sina bokmanus. Bokmanusen renskrev hon, men dagböckerna har vi en kollega på jobbet som läst och tolkat. Det funkade tack vare att AL strikt höll sig till Melins system, skrev prydligt och inte hittade på egna hyss.

  33. Hyssen fick den där busgrabben stå för. Astrid var nog en riktig tant, egentligen.

  34. Agneta

    Min mamma (som skulle blivit 99 år för tre dagar sedan, hon blev bara nästan 98 år) var rätt slängd i stenografi. Men jag tror inte hon använde det särskilt ofta andra halvan av sitt liv, men kanhända som Astrid i form av dagböcker, men dessa återfann vi inte. Troligen hade hon gjort av med dem i samband med flytt.

  35. PGW

    Jag satt i en styrelse för länge sedan där sekreteraren hade protokollet färdigt redan när han kom. Det stämde oftast dessutom, han kunde fylla i någon siffra eller något enstaka namn eller så. Det var synnerligen effektivt.

    (Eftersom Cruellas föregångare var pappas idoler, lärde han sig att stenografera. Så nu finns en massa anteckningar här som vi inte förstår och jag vet inte ens om det är särskilt bra eller tolkningsbar stenografi.)

  36. Riksdagsstenografer. Grönköpings veckoblad. Ett intressant samband.

  37. Fingersättning kan jag. Har jobbat på postgirot och där fulländades den nummeriska. Retar mig dagligen på kassörskor som måste titta på tangentbordet för varje vara; vilket slöseri med kundernas tid och så oergonomiskt! Jobbade sedan på televerkets nummerupplysning där det förutom oss nummerupplysare även fanns dövtolkare, dvs hörande och döva ringde till televerket och telefonisten lyssnade och skrev. När man hörde dessa damer jobba var det som att höra en printer, de hade en otroligt hög nedslagsfrekvens. Men även vi vanliga nummerupplysare knattrade på rätt bra. (Var förövrigt ett väldigt roligt jobb, lite detektivande liksom). Och jag vill liksom Lotten lära mig stenografera. Kurs någon?

  38. Mammanonna: http://www.stenografi.nu/m1.htm
    Reguljära kurser finns nog inte längre, men som synes kan man leta upp stenografföreningar och personer som brinner för denna färdighet lite varstans i landet. Grundboken Stenografi, 12 lektioner är en bra början. Kan köpas för pengar. Tror till och med att Lotten har den – men inget gör sig självt;-) Se på det hela som att börja spela ett instrument!

  39. Sarvi

    Endast i protokollet avspeglas sanningen om vad som avhandlades och beslutades på mötet, och därför är det vitalt att tillskansa sig positionen som protokollskrivare. I alla fall om man är en smula machiavelliskt lagd. Som Sir Humphrey Appleby (GCB, KBE, MVO, MA Oxon) uttryckte det:

    “It is characteristic of all committee discussions and decisions that every member has a vivid recollection of them and that every member’s recollection of them differs violently from every other member’s recollection. Consequently, we accept the convention that the official decisions are those and only those which have been officially recorded in the minutes by the officials, from which it emerges with an elegant inevitability that any decision which has been officially reached will have been officially recorded in the minutes by the officials and any decision which is not recorded in the minutes has not been officially reached even if one or more members believe they can recollect it, so in this particular case, if the decision had been officially reached it would have been officially recorded in the minutes by the officials, and it isn’t so it wasn’t.”

  40. Detta sista inlägg får mig att tänka på senaste årsmötet i klubben. Jag var justerare. Det tog flera månader innan protokollet antagit sådana former att jag kunde sätta mitt namn under det. Saker fattades eller beskrevs på ett sätt som jag inte kunde godkänna. Somliga i avgående styrelsen blev tydligen sura på mig, men vadårå? Ska det vara rätt så ska det. Och det ska det.
    Vi får väl se om jag får samma förtroende nästa år.

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

wp-puzzle.com logo

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.