Hoppa till innehåll

Dag: 29 november, 2011

Att skriva mötesprotokoll

Jag sitter på tåget mot Stockholm, för att jag där ska äta en stor lunch och jättemycket fikabröd samt dricka bubbelvatten, ljummet te och irk-kaffe. Och äta lite mer kakor. (Emellanåt ska jag även föreläsa, förstås.)

Idag har jag förstått att deltagarna är mer än vanligt intresserade av protokollskrivning. Tyvärr inte basketmatchprotokollskrivning som det här:

Nej, jag ska berätta om mötesprotokoll. Det som efterfrågas är ”regler”, hur man numrerar bordlagda frågor, hur man skriver protokollet när ordförande inte håller sig till dagordningen och hur man ska kunna läsa sina egna anteckningar.

Själv tycker jag att det svåraste är att få tyst på alla som babblar. Jag antar att ni i kommentatorsbåset liksom de flesta andra någon gång har fått föra protokoll på diverse möten – i klubbstyrelsen om inte annat. Berätta om era erfarenheter!

Jag har följande råd till alla som ”måste” skriva mötesprotokoll:

  • Skriv direkt på dator och inte på papper. När mötet är slut är protokollet färdigt till 90 % och du behöver inte tolka din egen handstil utan mer hjärnsläpp som ”.lggd dfb z” när man plötsligt har lagt fingrarna fel på tangentbordet.
  • Använd en färdig protokollmall som finns i datorn. Ändra mallen om den innehåller sådant som ni inte behöver.
  • Se till att dagordningen finns inpluppad i mallen.
  • Avbryt babblarna med ”ursäkta, hur vill du att jag sammanfattar den senaste kvartens monolog?” eller bara ”ska det med i protokollet?”

Som protokollförare tycker jag att man både ska synas och höras, inte vara undanskuffad i ett mörkt hörn som en självgående bandspelare med stenografiblock i handen. (Den bilden vill jag att någon ritar.) Slå näven i bordet, sätt ner foten, tryck på delete så att det skär i öronen på alla runt bordet tills de förstår att de inte ska babbla och inte ändra dagordningen men däremot se till att vara lite mer effektiva än vanligtvis!

Men oj vad jag önskar att jag hade lärt mig att stenografera.
Men oj vad jag önskar att jag hade lärt mig att stenografera.

Slutligen en dagordning som fick styrelsen för Boelspexarna i Lund att fungera efter otalet ineffektiva och rent av otrevliga möten:

  1. Mötet öppnas, ordförande hälsar alla välkomna
  2. Övriga frågor
  3. Val av funktionärer för mötet.
  4. Övriga frågor
  5. Närvarande
  6. Övriga frågor
  7. Godkännande av kallelse (inbjudan till årsmötet)
  8. Övriga frågor
  9. Beslut om dagordning
  10. Övriga frågor
  11. Genomgång av verksamhetsberättelsen för året
  12. Övriga frågor
  13. Beslut om bokslut för 2010 (ekonomisk redovisning)
  14. Övriga frågor
  15. Revisionsberättelse
  16. Övriga frågor
  17. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen
  18. Övriga frågor
  19. Beslut om antagande av nya stadgar
  20. Övriga frågor

I all evighet. Alla blev plötsligt fokuserade och det var inte prat om att babbla och att bordlägga frågor – eller att ens numrera dem.

(Jag tycker mycket om att skriva mötesprotokoll. De blir långa och utförliga och enligt alla styrelser extremt intressanta och nästintill oanvändbara. “Oseriöst” är ett återkommande ord i sammanhanget. Pah.)

Share
43 kommentarer