Hoppa till innehåll

Etikett: protokoll

Att skriva mötesprotokoll

Publicerat av Lotten Bergman den 29 november 2011 11:07

Jag sitter på tåget mot Stockholm, för att jag där ska äta en stor lunch och jättemycket fikabröd samt dricka bubbelvatten, ljummet te och irk-kaffe. Och äta lite mer kakor. (Emellanåt ska jag även föreläsa, förstås.)

Idag har jag förstått att deltagarna är mer än vanligt intresserade av protokollskrivning. Tyvärr inte basketmatchprotokollskrivning som det här:

Nej, jag ska berätta om mötesprotokoll. Det som efterfrågas är ”regler”, hur man numrerar bordlagda frågor, hur man skriver protokollet när ordförande inte håller sig till dagordningen och hur man ska kunna läsa sina egna anteckningar.

Själv tycker jag att det svåraste är att få tyst på alla som babblar. Jag antar att ni i kommentatorsbåset liksom de flesta andra någon gång har fått föra protokoll på diverse möten – i klubbstyrelsen om inte annat. Berätta om era erfarenheter!

Jag har följande råd till alla som ”måste” skriva mötesprotokoll:

  • Skriv direkt på dator och inte på papper. När mötet är slut är protokollet färdigt till 90 % och du behöver inte tolka din egen handstil utan mer hjärnsläpp som ”.lggd dfb z” när man plötsligt har lagt fingrarna fel på tangentbordet.
  • Använd en färdig protokollmall som finns i datorn. Ändra mallen om den innehåller sådant som ni inte behöver.
  • Se till att dagordningen finns inpluppad i mallen.
  • Avbryt babblarna med ”ursäkta, hur vill du att jag sammanfattar den senaste kvartens monolog?” eller bara ”ska det med i protokollet?”

Som protokollförare tycker jag att man både ska synas och höras, inte vara undanskuffad i ett mörkt hörn som en självgående bandspelare med stenografiblock i handen. (Den bilden vill jag att någon ritar.) Slå näven i bordet, sätt ner foten, tryck på delete så att det skär i öronen på alla runt bordet tills de förstår att de inte ska babbla och inte ändra dagordningen men däremot se till att vara lite mer effektiva än vanligtvis!

Men oj vad jag önskar att jag hade lärt mig att stenografera.
Men oj vad jag önskar att jag hade lärt mig att stenografera.

Slutligen en dagordning som fick styrelsen för Boelspexarna i Lund att fungera efter otalet ineffektiva och rent av otrevliga möten:

  1. Mötet öppnas, ordförande hälsar alla välkomna
  2. Övriga frågor
  3. Val av funktionärer för mötet.
  4. Övriga frågor
  5. Närvarande
  6. Övriga frågor
  7. Godkännande av kallelse (inbjudan till årsmötet)
  8. Övriga frågor
  9. Beslut om dagordning
  10. Övriga frågor
  11. Genomgång av verksamhetsberättelsen för året
  12. Övriga frågor
  13. Beslut om bokslut för 2010 (ekonomisk redovisning)
  14. Övriga frågor
  15. Revisionsberättelse
  16. Övriga frågor
  17. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen
  18. Övriga frågor
  19. Beslut om antagande av nya stadgar
  20. Övriga frågor

I all evighet. Alla blev plötsligt fokuserade och det var inte prat om att babbla och att bordlägga frågor – eller att ens numrera dem.

(Jag tycker mycket om att skriva mötesprotokoll. De blir långa och utförliga och enligt alla styrelser extremt intressanta och nästintill oanvändbara. ”Oseriöst” är ett återkommande ord i sammanhanget. Pah.)

Share
43 kommentarer

Helt väck idag

Publicerat av Lotten Bergman den 24 februari 2007 08:32

Jag är borta idag och håller protokollkurs. Det är inte styrelsemötesprotokoll, utan basketprotokoll. Under en match skrivs nämligen ett mycket noggrant poäng- och foulprotokoll som är så vansinnigt komplicerat att en kurs anordnas i klubben två gånger per år. Själv lärde jag mig denna konst i Luleå 1979, och har utbildat en miljard andra sedan dess.

Nu till problemet: de 13-15-åringar som går kursen träffas i vanliga fall nästan uteslutande som basketspelare. Inte som teoretiker med penna och papper. Rollerna på planen är ”den långe” och ”den snabbe” eller kanske ”den som bara foular”. Inte ”den som inte kan hålla i en penna” eller ”den som använder mobilen som livlina eller napp” eller ”den som fattar allt på nolltid men som inte kan fånga en boll”.

– Hej allihop! Ta fram alla papper och pennor som …
– Vaddå penna? Jag har ingen penna? Behöver vi pennor idag?
– Vi vann med 20 poäng igår!

(Avgrundsvrål med spruckna tonårsröster dränker alla pedagogiska tankar.)

Det underliga är att efter några timmar med både teori och praktik, sitter de där och skriver helt utan problem … men är nervösa som små möss. Jag vet inte varifrån de får denna nervositet. Är det jag som skrämmer dem?

– Femman i blåa laget två poäng i sjunde minuten. Sjuan i blåa laget foul. Fjorton i vita laget får två straff …. neeeeeeeeeeeeeeeej, jag skrev fel, fjorton satte bollen och får bara en bonus, jag dööööööööööör, Lotten det blev feeeeeeeeeeel, jag vill gå hem, man kan ju inte sudda, hjäääälp!
– Lugn. Om det blir fel, kallar du till dig domaren vid första bästa avblåsning och förklarar vad som har hänt. Domaren är din bästa vän. Kom ihåg det: domaren är alltid på din sida.

Tyvärr måste jag sedan alltid berätta hur man hanterar fullvuxna coacher som har vaknat på fel sida och som äter små protokollskrivande barn till frukost.

Själv skrev jag en gång protokoll på en Plannjamatch. Eller om det kanske var en Gammelstamatch. När matchen var slut, hade hemmalaget vunnit enligt protokollet, men bortalaget enligt tavlan. Tjugo fullvuxna karlar skällde ut mig efter noter, men protokollet gällde förstås. Dagen efter stod det med krigsstilsrubriker i tidningen:

Vem vann matchen?

Och så berättades det om den olyckliga lilla flickan som skrev protokoll. Jag har flera sådana här hårresande skräckhistorier om den farliga konsten att skriva protokoll, och dem berättar jag aaalltiiid … aha. Nu förstår jag mina små adepters rädsla.

Share
15 kommentarer