Hoppa till innehåll

Mötesteknik i denna digitala värld

Eftersom jag kan stava, har jag sedan jag gick på en teckenspråkskurs 1974 varit den som skriver protokoll på möten.

(Vad teckenspråk har med mötesprotokoll att göra? Jag återkommer till det.)

Jag var tio år, och skrev så gärna så. Jag antecknade vad alla sa, gjorde anföringstecken och lekte med skiljetecken och drömde om att få bli stenograf vid Riksdagen. Sedan kom jag till mina sinnens fulla bruk och ville bli världsberömd skådespelerska i Hollywood istället.

Redan som liten palt förstod jag dock att man inte hinner delta på samma villkor som de andra när fokuset går till att sammanfatta de andras pladder. Därför har jag inte

  • röstat ner galna förslag om finska basketcoacher
  • argumenterat mot fönsterbyte i en gammal kåk (rysligt, men preskriberat)
  • reagerat på procentfördelningen av ämnet hundar i NE:s första åtta band.

Den som skriver protokoll under ett möte är helt enkelt inte riktigt närvarande: protokollskrivarhjärnan har tagit över resonemangshjärnan. Exempel:

En mötesdeltagare säger:
– Vi borde få full ansvarsfrihet i styrelsen och avlönas rikligt samt belönas med diamanthalsband efter varje årsmöte och dessutom vill jag ha mat på torsdagsmötena och glöm för all del inte att jag vill ha citron till alla måltider inklusive eftermiddagsfikat.
Protokollföraren tänker:
– Hmmm, måste ju bli en punktlista av den där uppräkningen, citroner, hmmm.

Men hur gör vi med de digitala mötenas anteckningar? Hur gör ni? Jag har några frågor!

  1. Datorn (eller mobilen) är ju upptagen med själva mötet, och där är det definitivt någon som vill dela sin skärm. Ska man då ha en annan dator/mobil att föra anteckningar på – eller köra med penna och papper? Eller en padda kanske?
  2. Använder ni AI och spelar in rubbet för att sedan be AI sammanfatta? (OBS: Mycket få organisationer tillåter inspelningar, så för mig är denna variant bara hypotetisk.)
  3. Är de färdiga protokollmallarna tillfyllest eller känns de omoderna/formella/onödiga?
  4. Har ni någonsin stött på en perfekt ordförande som faktiskt sammanfattar det som t.ex. en babbeldeltagare bubblar om?
Detta är anledningen till att jag frågar om protokollupplevelser. Jag ska obegripligt nog hålla kurs i ämnet den 13–14 mars.

Och hur var det nu med mötet där den tioåriga lilla Lotten skulle skriva protokoll bara för att hon hade gått på teckenspråkskurs?

Ja, läraren var verkligen döv, och när jag hade roat kursdeltagarna genom att bokstavera G-R-I-S (you had to be there), skrev hon på en lapp nåt i stil med:

Efter lektionen ska jag på ett möte. Följ med, anteckna vad alla säger och när jag ”pratar” låtsas du att du översätter åt mig. Jag kommer att skriva vad du ska säga.

Mötet handlade om rosplanteringar; mer minns jag inte. Dock var jag pga. mammas rosfäbless helt bekant med rosors namn och hade inga problem med att förstå vad de pratade om: New Dawn, Queen Elizabeth, Dronning Ingrid …

Share
Publicerat iBloggen

47 kommentarer

  1. Desirée

    Det där låter som en texttolkning. Används av hörselskadade som inte använder teckenspråk.

  2. Marianne

    Jag nöjer mig med citroner till kaffet, bara jag slipper skriva protokoll.

  3. Smultronblomman

    Jag har bett om att mötena ska spelas in, om man sitter i ett Teams möte, Då kan jag lyssna på det som sas, igen. Bra om det är mycket information som ska gås igenom och speciellt om det är instruktioner på hur man ska utföra något. Några gånger har jag gjort ’urklipp’ av bilden på skärmen och klistrat in i ett Word-dokument.
    Jag har fört protokoll på möten och vid några tillfällen har min noggranhet betalat sig.

  4. Båthuspernilla

    Den värsta situationen är när man ska både leda mötet och föra protokoll. Då kan vi snacka om att misslyckas med flera saker simultant. Huvva.

    På mitt jobb är vi en grupp som testkör microsofts ai, copilot. Hittils tycker jag inte att den skött sig. I en sammanfattning av en mejl ättåd missade den helt att det nyaste inlägget i tråden inte var en möteskallelse utan en avbokning. Hoppsan

  5. Pysseliten

    Jag skriver också gärna protokoll, men bara åt andra.
    När jag håller möte vill jag ha mig själv som NOGGRANN och ordrik protokollskrivare, men får en sparsam med orden sekreterare.
    Det går INTE att skriva protokoll på datorn när man har TEAMs möte, då blir det nedkrafsat med oläslig handstil i ett block med blandade anteckningar som jag sedan hellre letar information i än de på dator renskrivna anteckningarna.
    Så funkar det hos mig i alla fall.
    För närvarande skriver jag en ansökan (en projektbeskrivning på ca 10 sidor) som minst fyra olika personer skriver i samtidigt. Då har vi lagt dokumentet på Sharepoint och jag dirigerar vad alla ska skriva med hjälp av kommentarer som jag hänger på ett ord, en rubrik eller ett helt stycke. Jättekul, nervöst och slutar oftast med en fantastisk text. Jag vet inte om vi sparar tid, men vi kommunicerar bra!

  6. Pysseliten

    Jag spelar också in möten, men främst för att folk som inte kan vara med ska kunna uppdatera sig. Jag är inte ett fan av att göra så, jag vill ha folk på plats i mötet. Ibland ställer jag in möten pga avbokningar. Signalen ska vara, om jag bjuder dig till möte är det för att du är viktig och kan bidra.

  7. Aha!

    Har jag bara en bärbar dator och behöver ha kameran på eller se det som visas på skärmen så tar jag helt enkelt anteckningarna i ett block och för sedan över till önskad digital form. Sitter jag på en kontorsplats med extra bildskärm och tangentbord skriver jag digitalt direkt. Antalet möten som behöver den här typen av gemensamma protokoll eller anteckningar har dock minskat drastiskt i mitt jobb och det är jag glad för (utom om jag missat ett möte och ingen kan redogöra för vad som sagts).

  8. PGW

    Vi har testat lite med AI, men det har hittills mest lett till hysteriska skratt för den förstår oss inte. I övrigt röstar jag på att protokollförare ska få ha sin protokollhjärna ifred och slippa allt mötesledande, skärmdlenade och övrig teknisk utrustning.

  9. Britta

    Som nämndsekreterare i en kommunal nämnd skriver jag alltid protokollet i förväg. Sen behöver jag bara korrigera lite under själva mötet. Jag lånar aldrig ut min dator till presentationer och springer inte och fyller på kaffe etc. Om någon föreslår att sekreteraren ska göra något utöver att föra protokoll brukar jag påpeka att det är liiite mycket begärt eftersom jag trots allt är den enda som jobbar på mötet. Som du märker är jag en bitch och det har jag varit sen jag fyllde 50 och officiellt slutade ta skit.

  10. Oooooh. följdfråga!

    Är NÅGON enda, enda, enda av er positiva till att era anteckningar syns i realtid på skärmen under ett IRL-möte?

  11. Orangeluvan

    Absolut! Jag skriver massor av protokoll samtidigt som jag visar på skärmen. Det sparar tid. Problemet är att jag är rysligt inkonsekvent: jag skriver i powerpoint, One Note, i Teams protokollfunktion och ibland direkt i ett mail.

    Men jag kan det för att jag skriver snabbt och säkert och strukturerat. Om man är lite mer osäker på sitt protokollförande är det väldigt stressande att dela skärm.

  12. Pysseliten

    Lotten, nej det ör ju mest praktiskt. Men funkar ju bara om man inte ska visa en massa annat samtidigt. Ibland skriver jag i den PP som jag förberett, men känner alltid efteråt att mötet ändå tarvar ett ”riktigt” protokoll också. (Jösses, vad jag spammar. Kul tema!)

  13. Britta

    Jag skulle kunna tänka mig att visa protokollet på skärm medan jag skriver det om jag inte gjort det i förväg. Vill helst inte att någon på mötet ska veta att protokollet i princip redan är klart eftersom jag i så fall riskerar att förväntas fixa kaffe.

  14. Dina

    För några år sedan, när jag fortfarande nätverkade, var det mest zoommöten (p g a covid). Oftast behövde jag både hålla mötet och skriva sammanfattningen. Eftersom nätverksmöten oftast följer samma format varje gång var det enkelt att förskriva en mall. Under mötets gång kladdade jag stödord på ett block och sedan var det hyffsat enkelt att bara skriva in de i mallen.

  15. Dina

    Ang att skriva simultant på skärmen – Som mötesdeltagare tror jag att jag skulle bli distraherad. Lite som när vi tittar på någon svensk film och maken har engelska subtitels på. Jag lyckas inte lyssna på vad de säger.

  16. Jag erbjuder mig ibland att skriva protokoll, eftersom alla blir så glada och tacksamma. Det händer dock mera sällan när det gäller digitala möten, eftersom jag undviker sådana om jag kan. Jag märker dock att de grundläggande problemen är ungefär samma som för IRL-möten.

    Det underlättar att förbereda dokumentet så långt det går, med alla praktiska upplysningar, som mötestid, mötesdeltagare (där man ibland får stryka någon eller några ifall de inte lyckas dyka upp/ansluta), dagordning och sånt.

    Sen måste man vara överens om vilken sorts protokoll det är som ska skrivas: beslutsprotokoll eller diskussionsprotokoll.

    Ifall det är ett beslutsprotokoll blir jag också lite bitchig (50+++) och ser till att ordföringen formulerar besluten på ett protokollsfähigt sätt.

    Dubbla datorer (eller padda plus dator) är att föredra om man så hava kan, annars papper och penna bredvid datorn.

    Jag har bara deltagit i något enstaka möte med simultant protokollskrivande (då det inte var jag som skrev protokoll) och då kom mötet att handla lite för mycket om formuleringarna i protokollet…

    För övrigt anser jag att det är trevligare med fysiska möten där det av någon anledning är mycket lättare att skriva protokoll.

  17. Jaaa och hurra: allt ni bidrar med hjälper mig jättemycket eftersom jag måste ha torrt på fötterna och inte säga ”jag tror att det är så häääär”.

    Nu vet jag att det är precis som ni säger.

  18. hyttfogden

    Och jag har fyllt 80 för länge sen och är upplärd på en hårdknattrad grön Halda och stenografiblock och penna och allt det som en klassisk sekreterare var innan datorerna kom. När sedan jag ägnade mig åt föreningsliv vid pass runt 50 och framåt var det
    förunderligt hur glatt styrelsemedlemmarna konstaterade att här fanns ju en ”riktig” sekreterare att lasta på protokollförandet och jag tyckte att sånt var väldigt roligt att göra, det som andra våndades inför. Och så gick åren…
    Och så började datorerna sitt intåg…
    Och det var mycket trevligt och bra för den som tyckte om att skriva.
    Är det nån som likt mig varit med på den tiden då punkt och komma skiftade plats på tangentbordet? Det tog ett tag innan jag upptäckte detta och inte förstod varför texten såg lite konstigt ut men sen vande man sig.

    1989 skulle Hela Sverige Leva, en organisation som fortfarande existerar. Karlskoga kommun var tillsammans med hembygdsförbundet i Örebro län mycket tidigt ute med tanken på att bygden skulle leva. Redan alldeles i mitten av 1980-talet hade sex byalag bildats i utkanten runt om kommunen och mitt byalag i Granbergsdal var först ut och bildades 1983, sedan följde de andra efter. Vi var således ganska införstådda med
    vad vi ville ägna oss åt och för vår del var turismen vårt stora intresse.

    En landsbygdsombudsman anställdes av dåvarande landstinget i Örebro och denna person skickades ut i obygden för att, som örebroarna trodde, få igång oss alla med att bilda små företag och bygga fattigstugor åt di gamla i socknen osv osv och även att utveckla turismen. Men vi var ju igång redan och det rejält ändå!

    Det var i datorernas barndom och laptopar var sällsynta. Men fick sitta vid sitt spiralblock och krafsa och sen gå hem till en snäll och lite långsam Mac som gjorde som man ville. Och det var lugn och ro på mötena och inget distraherade de medverkande, allt fungerade .
    Vi visste vad vi pratat om när mötena var slut och allt blev ordentligt antecknat.

    Vårt byalag ombads utlysa ett allmänt möte i byn dit ombudet från Hela Sverige kampanjen skulle komma och berätta om vad organisationen hade tänkt sig att vi skulle göra. Vi fick gärna servera lite fika också för att göra det hela lite mysigt.
    Och så kom det en gosse med en väska varur han halade en sprillans ny laptop. Han hade tänkt sig att dels leda mötet och dels föra anteckningar på datorn.

    Hur datorer kunde uppföra sig när de var i spädbarnsstadiet visste ju en del och var ganska luttrade men den här unge mannen kanske runt 22 år hade inte en aning, förstod vi snabbt, vad ett sånt arrangemang kunde innebära.

    Han letade efter ström och kom på att sladden fanns kvar i bilen, rusade iväg och återvände med ett litet trassel i ena näven. Han fick igång datorn men måste ju då göra vissa justeringar och hitta till rätt ”ställe” som han sa. Så där satt vi tysta och lät honom hållas och vår ordförande skruvade på sig och visste inte alls vad han skulle göra. Så gick gossen igång och pratade om vad han hade hade anställts för och vad han tyckte att vi borde börja med samtidigt om han sneglade på datorn och när folk började komma med frågor och synpunkter och förslag så måste han ju också samtidigt som han pratade göra anteckningar.
    ”Näe det här går inte” tänkte jag och plockade diskret fram blocket och började anteckna.
    Det var allt tur det för när vi sedan alla skildes åt efter mötet var det egentligen inte någon av oss som kunde redogöra för vad han sagt och vad vi sagt och vilka beslut som tagits. Hans stökande med datorn hade varit så distraherande.

    Tre dagar senare fick jag med posten ett protokoll som var så inihelsicke fel och konstigt så jag ringde upp den unge mannen och sade rakt ut hur tokigt allt var som han skrivit och när jag talade om att jag hela kvällen hade fört anteckningar och frågade om han ville ha dom istället så var det med en tydlig lättnadens suck som han tackade ja.
    Jag vet inte hur de andra byalagens träffar artade sig med honom. De verkade ha avlöpt ganska bra och välordnat. I sjutton år förde jag protokoll i vårt byalag med papper och penna och hemma stod en Mac och jobbade snällt.

  19. Båthuspernilla

    Jag avskyr att sitta och titta på protokollförarens delade skärm medan hen skriver. Hela min hjärna fokuserar på det som skrivs och mina öron tar semester.

    För övrigt så är en bra sak med hybridmöten att jag kan vara med i mötesrummet och ändå logga in på teams där jag kan zooma in innehållet så att jag kan läsa det. Då slipper jag glo på en stor duk eller skärm där jag bara får gissa mig till vad som står i eventuell presentation. Blind som en mullvad – det är jag det.

  20. Ökenråttan

    Tack Karin: Beslutsprotokoll eller diskussionsprotokoll, that’ s the question.

  21. Ökenråttan

    En reflektion: Är det bara damer som har erfarenhet av att skriva protokoll?

  22. Ökenråttan: Så verkar det vara med protokollskrivandet, en mycket kvinnlig sysselsättning. Undantagandes den olycksalige 22-åringen i Hyttis underhållande redovisning!

  23. Cecilia i Houston

    Jag går inte på jättemånga jobbmöten (lucky me!) men det informationsmöte som jag måste gå på varannan månad är tyvärr numera på Zoom. Han som leder det är en aning svamlig och blir inte bättre på Zoom då allt blir ännu mera en monolog än det blir normalt sett. Det som är bra med de mötena är kallelsen med agendan – jag gissar att det är hans 70-åriga administratör som ordar det för det är föredömligt gjort. Lättläst, kortfattat men allt är med – oftast kan man skippa mötet 🙂 (fast jag är pliktrogen så det gör jag aldrig).

  24. Dieva

    ”Babbeldeltagare” – luv it!

    Beslutsprotokoll är perfekta att förbereda i förväg, då behöver man ju bara korrigera så att det blir rätt beslusalternativ och ev komplettera med något medskick eller motivering. Vissa andra mötesanteckningar kan man ju också förbereda så.

    Av erfarenhet under <50-tiden så är det fullständigt hopplöst att både leda ett möte och föra anteckningar, möjligen med undantag om det gäller ett beslutsprotokoll som kan förberedas.

    Mötesanteckningar som ska spridas brukar jag skriva direkt i digital form, är det anteckningar för eget bruk föredrar jag papper och penna. Då kommer jag lättare ihåg.

  25. PK

    Jag har skrivit protokoll i olika organisationer genom åren. Men det är ett tag sedan nu och det turades om att skriva protokoll i dom organisationerna, så det blev inte så regelbundet. Därför har jag inte så mycket att komma med i den frågan. Egna anteckningar för jag vid behov i One Note vid både digitala och analoga möten på jobbet. Det är inte riktigt samma sak som att föra protokoll, tycker jag.

    För övrigt har jag fortfarande hakat upp mej på att någon vill ha citroner till eftermiddagsfikat.

  26. Anna

    Jag har två vargar inom mig, en som älskar protokoll och en som ylar ensligt mot månen vid blotta protokolltanken. På senaste åren (60 ) låter jag, ängsligt men förtjust, den andra vargen få bestämma mer. Delegerar protokollskrivandet och låter sedan bli att läsa det, eller åtminstone att skriva om det så att det blir läsligt. Universum har inget speciellt att säga om saken. Allt är fortfarande ungefär som vanligt.

  27. Dina

    Allvetande båset! Fråga: finns det ett Ericsson telefonmuseum eller inte?
    Pappa har fått för sig det och skulle gärna vilja besöka det men jag hittar ingen information om det, bara om sånt som varit för längesedan. Hjälp! Tack!

  28. Ja, Tekniska har lyckats samla på sig de flesta telefonmodellerna, genom tiderna. Mycket uppskattat av barnbarnen.

  29. Aha!

    Delar absolut inte skärmen om jag skriver anteckningarna/protokollet. Enda anledningen till att det kan vara bra att dela skärmen är om det är viktigt att alla är överens om formuleringarna innan man går vidare till nästa punkt, annars är det distraherande och försämrar kvaliteten i diskussionen, tycker jag.

  30. Cruella

    Dina, det finns ett telemuseum i Virserum också ser jag. Har ej varit där.

  31. Dina

    Tack för all info. Nu skall jag meddela pappa att han får klona sig så vi blir en grupp. Annars får han nöja sig med Tekniska.
    Skall även kolla kartan för att se var Virserum ligger.

  32. Håkan (hakke)

    Jag är sekreterare i stugföreningen sedan några år. Det var habila föreningsmänniskor som suttit i styrelsen tidigare, men de har varit mer inriktade på att få saker gjort med minimalt tjafs än på transparens eller struktur. Nu har föreningens Dropbox en tydlig struktur, protokollen har en mall, det finns rollbeskrivningar (främst för valberedningens skull) och vi har ett välkomstmejl med bilagor.

    Jag har försökt skriva protokollet under mötena, men det stupar på att ordföranden ganska snabbt lämpar över på mig att leda mötet. Hon tycker det är bra att utgå från förra protokollet, som jag gärna ska gå igenom, och när vi sedan har diskuterat vägar, vatten, bryggor eller arbetsdagar en stund slutar det med att jag försöker reda ut vad vi egentligen har kommit fram till. Så blir det en punktlista med uppdrag och en med beslut. Vid nästa möte har kassören och jag gjort klart de uppgifter vi blev tilldelade, och så börjar diskussionerna igen. Jag tar anteckningar på papper och renskriver inom någon vecka.

    Protokollet till årsmötet har jag skrivit 90 % klart i förväg, samtidigt med kallelsen. Det är bara punkten med motioner och övriga frågor som inte är klar.

  33. Jag har fört en del protokoll i mina dar, men aldrig på zoommöte. Lyckligtvis, förstår jag av vad ni berättar. Dock föredrar jag fortfarande att anteckna för hand och skriva rent snarast, medan jag kommer ihåg vad jag menade.

    Nu har jag bara fört protokoll inom styrelser där alla har varit väsentligen överens om alla viktigare punkter. Det är säkert värre om man måste protokollföra längre debatter.

  34. Alla era beskrivningar är toppentoppen: med er tillåtelse använder jag dem som storytelling under kursen! (Kommer att läsa upp dem från papper som vore jag en sagotant.)

  35. Ninja i Klockrike

    Vet inte om jag vågar komma med fler protokollnoter, men jag var med i Fältbiologerna som litet skott, och aldrig har jag varit med i någon annan förening som har haft sån superduperdunderkoll på det här med föreningsbyråkrrati. Man lärde sig inte bara att skriva protokoll, utan också hur, men framför allt VARFÖR. Det är det inte alla föreningsmedlemmar som vet.
    Vi lärde oss överhuvudtaget hur man tar sig fram i tillvaron, ville man åka på läger så fixade man det, skrev kursplan, sökte pengar från Studiefrämjandet, bokade boende och transport och drog. Jag är evigt tacksam.

  36. Okej, alla! Ta Ninjas kommentar ovan som en utmaning:

    VARFÖR skriver man protokoll? (Förutom för att man måste och för att ha koll på information.)

  37. PK

    För att i en grupp av människor så måste man avgöra rangordningen och det gör man genom att dom starka i gruppen gaddar ihop sig och utser en hackkyckling. Denna kyckling får sedan till uppgift att befästa dom starkas makt genom att dokumentera deras upplevda förträfflighet i form av protokoll, vilket för övrigt är latin för pennalism. Skulle kycklingen råka få tid över så får denne hämta kaffe till dom starka.

  38. Men PK, då. Så rysligt icke-PK!

    Protokoll är en av demokratins grundvalar! All mötesformalia, inklusive huruvida mötet blivit stadgeenligt utlyst, om de församlade är beslutsföra, valen av ordförande, sekreterare och justerare av protokollet, upprättande av röstlängd, val av rösträknare osv handlar om att det inte ska vara möjligt för en grupp människor att gadda ihop sig och ta över en verksamhet, eller styra den i en riktning som övriga inte är med på. Om kallelsen till mötet är upprättad enligt regelboken, om alla får kallelsen i tid, om de som kommit till mötet kan fatta beslut enligt stadgarna, om protokoll skrivs, justeras och skickas ut till alla finns det goda chanser att kupp- eller mygelförsök stoppas. Jag har en vag känsla av att det är en uppluckring på gång av mötesformalia, när det gäller digitala möten, men jag kan ha fel; mitt jämförelsematerial är lite magert. Jag har t.ex aldrig deltagit i ett digitalt möte där det krävts en kontrapropositionsvotering. (Om det finns tre eller fler olika förslag till beslut kan ordföringen behöva upprätta en kontrapropositionsordning och då kan det bli snärjigt för protokollsföraren, oavsett om det är digitalt eller ej.)

  39. Ja riksdagen ja, invänder kanske någon som kollat Wikipedia-artikeln som Lotten länkat till. Men jag har träffat mötesformalistekvilibrister på alla håll och kanter: i föräldraföreningar, i kvinnodistriktsstyrelser, i fackföreningar. Många åberopar Svante Foersters roman Klasskämpen som förebild, med den berömda sängkammarscenen där kvinnan frågar älskaren vilka ord som är de vackraste han vet:
    ”Och jag svarade med samma uppriktighet: ’Votering är begärd och skall verkställas.'”

    Allt detta tilldrog sig dock i en fjärran predigital tidsålder.

  40. Ninja i Klockrike

    Kontrapositionsvotering förekom på Fältbiologernas rixårsmöten, alltid utmärkt förklarat av mötesordföranden genom det mötesgeniala verktyget konsultrespirator.
    När folk kan sin mötesformalia får det föreningsbyråkratin att verka för verksamheten och inte emot, eller bli en verksamhet helt för sig själv och mycket dränerande för den egentliga verksamheten.
    Gillar jag Fältbiologerna? OM!!

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

wp-puzzle.com logo

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.